Jesús A. Atienza | Jueves, 8 de Junio 2020

Elaborar una política de teletrabajo

Formalizar la política de trabajo de nuestra organización en un paso importante para poder aportar claridad a los profesionales, ser capaces de gestionar los resultados y gestionar nuestras/sus expectativas.

Con este artículo finalizo el tema del teletrabajo, centrándome en un aspecto importante del mismo: la elaboración de la política de teletrabajo.

Recordemos que la legislación actual, explícitamente, no prevé ninguna regulación en este sentido, aunque por lo que respecta al teletrabajo, son de aplicación todo lo previsto en las diferentes leyes laborales y no laborales existentes[1].

Podemos decir, sin lugar a duda, que la elaboración de una política de teletrabajo formalizada y normalizada en la organización es requisito indispensable para la implantación del régimen de teletrabajo.

Pero no es únicamente un tema legal. Organizativamente, una política formalizada y pública es sinónimo de claridad; cualidad cuya necesidad no nos cansaremos en enfatizar como condición necesaria, aunque no suficiente, para poder conseguir un funcionamiento óptimo de cualquier organización.

¿Y cómo debe ser una política de teletrabajo? Debe reunir dos características:

1. Ser negociada y consensuada con los representantes de los trabajadores, de manera que se garantice la igualdad de trato de todos los profesionales de la organización a la hora de ejercer sus responsabilidades a través del modelo de teletrabajo, y su inclusión dentro de las dinámicas normales de funcionamiento de la organización.
2. Ser pública y accesible a todo el personal, garantizando con ello el conocimiento generalizado de las condiciones, características y dinámicas aplicables al régimen de teletrabajo; empezando por aquellas características que determinarán o no la “eligibilidad” para poder ejercitar la opción de trabajo a distancia.

¿Qué debe contemplar una política de teletrabajo?

Sin ánimo de ser exhaustivos, pero con la intención de explicitar aquellos aspectos que creo que son importantes a la hora de formalizar la política de teletrabajo, señalaremos que nuestra política deberá, al menos, contener, el desarrollo de los siguientes aspectos:

Elegibilidad

Con este término nos referimos a todas aquellas características que hacen de un profesional elegible (o no) para poder ejercer el trabajo de manera remota.

El contenido de este apartado puede ser desarrollado, tanto de manera positiva (qué características tienen los trabajos/profesionales que pueden ejercer el teletrabajo), de manera negativa (qué tipo de trabajo/profesionales no pueden ejercer el teletrabajo), o de manera mixta.

En cualquier caso, deberíamos incluir aquí las circunstancias (si somos capaces de preverlas) que pueden modificar el ejercicio del trabajo a distancia en positivo o en negativo (p.e. la aparición de una circunstancia de emergencia sanitaria que desaconseje los traslados del personal puede ser una circunstancia que modifique o generaliza la práctica del teletrabajo).

Esta última circunstancia no es baladí, porque debe tener implicaciones en otros aspectos de la política (p.e. equipos, lugar de trabajo, etc.)

Régimen de trabajo presencial y teletrabajo

Un aspecto importante del trabajo a distancia es su sostenimiento a lo largo del tiempo y si se produce de manera continua o discontinua.

Como ya indiqué en el primer artículo de esta serie[2], encuentro peligros de aislamiento de los profesionales o problemas de cohesión en la organización, que aconsejan el no mantenimiento, con carácter permanente, del régimen de teletrabajo.

Fórmulas mixtas del tipo: 4 días de teletrabajo + 1 de trabajo presencial a la semana; o 9 días de teletrabajo + 1 día de trabajo presencial a la quincena; parecen más aconsejables y facilitan, tanto la comunicación superior-subordinado y entre colaterales, como la cohesión organizativa y la compartición de una cultura y una visión comunes; sobre todo si los momentos de no teletrabajo los destinamos precisamente a la organización, la comunicación, el feed-back y la gestión de las personas.

Horarios; tiempo de trabajo y desconexión digital

En este punto hemos de explicitar claramente los tiempos de trabajo a lo largo de los cuales se va a desarrollar el régimen de teletrabajo, e igualmente deberemos reflejar la forma en que se producirá y garantizará la desconexión digital de los profesionales.

No nos confundamos. El derecho a la desconexión digital no implica la desatención de situaciones puntuales de emergencia (todos podemos pensar en alguna) a las cuales hay que dar solución para evitar problemas posteriores o de mayor calado.

El ejercicio del derecho a la desconexión de una manera racional y consensuada en esos momentos de emergencia es lo que va a marcar el éxito de nuestra política en este ámbito.

Seguridad, salud laboral y lugar de trabajo

El lugar de trabajo es un ámbito que muchas veces se ha dado por supuesto cuando se ha hablado de teletrabajo en los últimos meses.

Hemos de tener claro que el lugar de trabajo en el que se ejercite la opción de teletrabajo está sujeto a las mismas regulaciones y medidas legales materia de seguridad y salud laboral, que le son aplicables a los lugares de trabajo presencial.

Esto implica que la opción no excepcional de trabajo a distancia (no por pandemia, para entendernos; sino la del profesional que habitualmente trabaja bajo esta modalidad) debe prever que el lugar de trabajo reúne las condiciones necesarias para garantizar el adecuado desempeño de las responsabilidades, cumpliendo lo establecido en la normativa vigente.

La simple mención de la necesidad de la adecuación a la normativa será suficiente en este apartado, aunque debería verse complementada por la inclusión en el apartado de elegibilidad, de una mención especial (e invalidante) a aquellos espacios de trabajo que no reúnen de manera aceptable las condiciones requeridas.

Recursos corporativos involucrados; equipos, herramientas y costes

Un aspecto importante de la gestión del teletrabajo y por lo tanto de una política corporativa que trate sobre el mismo lo constituyen los recursos involucrados en este régimen de trabajo. ¿Qué recursos físicos (equipos, routers, conexiones de fibra, …) se van a utilizar en el lugar de trabajo? ¿Qué recursos en forma de programas y aplicaciones son sobre los que se va a trabajar? ¿Con qué recursos de comunicaciones contarán los profesionales que teletrabajen? ¿Qué otros recursos pueden ser necesarios para realizar el teletrabajo de manera segura (p.e. una silla de trabajo cómoda para poder trabajar durante 8 horas al día)? ¿Quién asume los costes de esos recursos?

Seguro que hay mil visiones distintas sobre este tema y no vamos a decantarnos aquí por ninguna de ellas. Lo que sí quiero enfatizar es que este es un tema importante por las múltiples connotaciones y consecuencias que puedan tener las diferentes soluciones que se adopten.

En cualquier caso, lo importante (independientemente de la solución adoptada) es que sea formulada, consensuada y formalizada como parte de la política de teletrabajo.

Modo y reglas de trabajo (local vs centralizado vs híbrido)

Un tema especialmente importante, por las consecuencias que puede tener en materias tales como la protección de datos, la responsabilidad civil, la seguridad o la salvaguardia de la información lo constituye el modo de trabajo que se vaya a emplear durante los procesos de teletrabajo.

Saber si se permite o no el trabajo en local (en los discos duros de los equipos) durante una parte o durante todo el período de teletrabajo; determinar procedimientos claros a seguir para garantizar el volcado y salvaguardia de la información en equipos seguros de la organización; o si está permitida o no la utilización de memorias externas; son aspectos que no debemos olvidar en nuestra política de teletrabajo.

Acceso a la formación

Este es un elemento que deberá garantizarse de manera clara e inequívoca pues es un requerimiento legal explícito[3].

¿Cómo vamos a garantizarlo? ¿Qué tipo de formación podrán recibir a distancia y cuál deberá ser de carácter presencial? ¿En qué condiciones? ¿En qué horarios? Todas estas son una serie de preguntas que deberían contestarse de manera clara como parte de nuestra política.

Ciberseguridad

Dentro de este epígrafe incluimos todas aquellas instrucciones, planes, medidas concretas, pautas de trabajo, conductas a observar, prevenciones frente a posibles amenazas, etc. que se entiendan que los teletrabajadores deben seguir de manera necesaria para salvaguardar la confidencialidad, la integridad y la seguridad de los datos y la información de la organización.

Dentro de este capítulo deberían poder preverse aquellos espacios temporales a lo largo de los cuáles se producirán procesos de volcado de información desde los equipos remotos a los ordenadores centrales de la organización.

Definición del ciclo de gestión e indicadores

Tal y como señalé en mi artículo anterior[4], es importante fijar con claridad el ciclo de gestión que vamos a seguir a la hora de gestionar el teletrabajo y a los profesionales que se acojan a esta modalidad.

El ciclo de gestión de las actividades, adaptado en cada caso al tipo de trabajos y responsabilidades que se asuman deberá ser un elemento importante a la hora de formular nuestra política de teletrabajo.

Excepcionalidad

Algo que me parece conveniente incluir en la política de teletrabajo son unas normas generales que sirvan para regular, al menos de manera muy global, la posibilidad de normalizar y extender con carácter general al conjunto de los profesionales de la organización el régimen de teletrabajo ante circunstancias excepcionales (por ejemplo, como las que hemos vivido recientemente).

Herramientas de socialización y comunicación. Oficina virtual y reglas de compromiso en la misma

Este punto no necesariamente debería formar parte de nuestra política de teletrabajo, pero quiero incluirlo aquí al final para enfatizar la necesidad de contar con herramientas que permitan la socialización de los profesionales en teletrabajo dentro de la organización, su disponibilidad para los demás y la capacidad para comunicarse de manera efectiva entre todos.

A este respecto me remito, como ejemplo que puede servir de ayuda, al contenido del blog de la empresa Zapier[5] que tiene un par de secciones destinadas al tema de la comunicación, las herramientas para facilitarla o las reglas de compromiso entre profesionales.

 

Termino este artículo subrayando dos temas que me parecen importantes:

1. La implantación del teletrabajo pasa necesariamente por una mayor confianza en los profesionales de la organización y por un empoderamiento de aquellos para poder realizar su trabajo de manera autónoma.
2. Nadie está acostumbrado a teletrabajar y son diversas las capacidades que se requieren para poder hacerlo de manera efectiva, eficaz y eficiente: saber priorizar, escribir y expresarse, saber cuándo pedir ayuda, gestionar personas a distancia, dar feedback efectivo, … Y la organización debe hacer un esfuerzo para que sus profesionales puedan adaptarse a las necesidades y los requerimientos de esta nueva forma de trabajo. Este esfuerzo de centra en programas de formación que cubran los diferentes aspectos que la organización detecte como necesarios para poder implantar de manera efectiva su política de teletrabajo.